WPS Office小白新手教程：常用功能与用方法解析

admin 2026-08-28 18:15 www.rgrrw.com

WPSOfficev12.1.0.28043电脑版种类：办公软件大小：300.5M语言：中文评分：10.0标签：立即下载

大伙平常用WPSOffice，是否常常感觉功能太多不了解从哪下手？或者明明看其他人用得非常溜，自己一操作就卡壳？今儿咱不聊那些花里胡哨的，就实实在在说说WPS Office里最常见的几个功能和隐藏的小窍门。我也是从什么都不懂的菜鸟一点点摸爬滚打过来的，中间踩过不少坑，把这类经验整理出来推荐给刚基础知识的朋友们，看完你就能应对绝大多数平时办公需要了。

WPSOffice v12.1.0.28043电脑版评分:10.0类别：办公软件大小：300.5M 语言：中文
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WPS Office小白新手教程：常用功能与用方法解析

文字排版：别只能用空格和回车

刚接触WPS文字的朋友，最易犯的问题就是手工敲空格来缩进，用回车来分页。其实这类习惯真得改改。你仅需在段落设置里把首行缩进调成2字符，文档立马就规整了。分页的话，用快捷键Ctrl+回车，将来前面内容改了，后面排版也不会乱套。还有那个格式刷，双击一下就能连续刷好几次格式，比一次次点高效多了。另外，WPS的云文档同步功能特别好使，编辑到一半直接云端保存，回宿舍打开电脑接着弄，根本不需要U盘来回拷。

再跟大伙说个查找替换的高级使用方法。譬如你从网上复制了一堆资料，里面全是一塌糊涂的空格和空行，看着就头疼。这个时候打开查找替换（快捷键Ctrl+H），查找内容输入一个空格，替换为什么也不填，点全部替换，空格瞬间清光。清理空行也类似，查找两个段落标记替换成一个，多来几次就干净了。这招处置下载的文档特别管用，能省下不少功夫。

表格数据处置：求和公式其实非常简单

说到WPS表格，不少人一看到公式就头晕。其实别怕，平时工用途得最多的就是求和、平均值、筛选这类基础操作。譬如你想算一列数字的总和，鼠标点一下数字下面那个空单元格，然后按快捷键Alt+=，WPS会自动助你把求和公式写好，回车就出结果，比手工输入SUM函数快多了。还有那个智能填充（Ctrl+E），提取身份证号码号里的出过生日期、把名字和手机号分开，这种操作它都能自动辨别规律助你解决，很智能。

筛选功能也是个宝。数据多的时候，想了解某个部门或者某个商品的营业额，选中表头，点筛选按钮，下拉箭头里勾选你要看的项，其余行就自动隐藏了。配合Alt+；定位可见单元格，再把筛选结果复制出来，一点问题没。对了，假如表格里出现了绿色的三角符号，那是WPS在提示你可能存在文本型数字，用鼠标选中这类单元格，点那个感叹号小图标，选转换成数字，不然求和的时候容易被漏掉。

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演示文稿：PPT做得又快又好看

做PPT最怕什么？怕排版丑，怕没素材。WPS演示里其实自带了大量的模板和图示，别自己傻乎乎地从空白页开始画。新建幻灯片的时候，右边任务栏会推荐不少模板，挑个符合主题的直接套用，字体、颜色、背景都搭配好了，你仅需改字就好。而且WPS还有那个魔法棒功能，一键智能美化，选中一段文字，点一下魔法棒，它自动助你调整字号、加图标、变布局，成效立竿见影。

再教大伙一个小技巧，假如你想把PPT里的某页保存成图片发到群里，不需要截图软件，直接右键点击左边的幻灯片缩略图，选另存为图片就好。还有设置幻灯片母版，能让每一页都自动加上你企业的logo和页码，不需要一页页手工复制。这类细节做好了，整个PPT的档次立马就上来了。

PDF转换与常用小工具

WPS Office里最让我感觉便捷的就是PDF转换功能了。以前想转个PDF格式，还要专门找转换网站，上传下载折腾半天，文件大了还怕泄露。目前WPS里直接就能把Word、Excel、PPT另存为PDF，反过来PDF转Word也能操作。当然有的高级功能需要开会员，但基础的转换需要，免费版基本都够用。另外，WPS自带的截图工具（Ctrl+Alt+X）也挺好使，支持长截图和录屏，做课程或者跟同事交流问题的时候，比用微信截图便捷多了，还能自动打字敏锐信息。

最后提醒一句，软件这东西，光看课程没用，重点要上手练。把今天说的这几个快捷键和功能挨个试一遍，遇见了问题再回来翻翻这篇文章。用熟了WPSOffice，你会发现办公效率真的可以翻倍。

WPS Office小白新手教程：常用功能与用方法解析